6 Passos Para Implantar o Kanban

Acredito que todo mundo que pensa em projeto ágil pensa em post it.

Mas quem é o dono da maioria dessas paredes de post its que vemos como característica de um projeto ágil?

Ele mesmo, o nosso queridinho Kanban.

Grande amigo do Scrum, o Kanban auxilia no fluxo de tarefas, deixa o projeto mais visual, colaborativo, facilita a identificação de problemas, deixa o time mais unido, o trabalho mais fluído e como consequência faz com o que o produto final tenha maior qualidade.

Além disso tudo, ele é um método sem cerimônias, sem funções, como muitos diriam, “sem mimimi”.

Bom, mas vamos ao que interessa né.

Sei que todo mundo quer um projeto mais dinâmico, mais fluído, mais produtivo, com um método de gerir que seja mais descomplicado… então lhes apresento 6 PASSOS PARA IMPLANTAR O KANBAN.

Mas nós não iremos diretamente para esses passos, primeiro eu quero te contar sobre 3 práticas que são essenciais para que a implantação do seu Kanban seja um sucesso.

1ª) COMECE COM O QUE VOCÊ TEM HOJE

A chegada de um novo método não é motivo para que você deixe de fazer as coisas que estavam sendo feitas.

Você não deve deixar de lado aquilo que você já possui!

Antes que você comece a sua linda parede de post it, pare e pense no que você esta fazendo atualmente, quais são suas demandas, quais são seus projetos, o que você tem que fazer daqui pra frente, o que está por vim,

Primeiro analise tudo aquilo que está sendo feito no presente e que precisará ser feito num futuro próximo.

2ª) MUDANÇAS INCREMENTAIS E EVOLUCIONARIAS

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Como foi dito, você não pode simplesmente deixar de lado as coisas que você está fazendo hoje.

Não crie problemas na sua organização, apenas evolua a partir do ponto que você está atualmente, apenas faça incrementos e evolua.

3ª) RESPEITE O PROCESSO ATUAL

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No início foi dito que o Kanban é um processo que não possui cerimônias e funções. Mas a maior parte das empresas possuem cargos, funções, responsabilidades e atividades, não desrespeite – as.

cada um deve manter seu cargo, sua função e suas atividades. Como na prática anterior dissemos, não crie problemas na sua organização atual!

Agora nós podemos falar dos 6 passos para implantar o Kanban!

Vamos começar…

1- Visualize o Fluxo de Trabalho

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Esse é um dos passos mais importantes!

O Kanban é um processo extremamente visual, então comece desenhando o fluxo atual de suas demandas.

Procure começar com o que você já tem, olhe seu processo de trabalho e perceba fases nele.

Uma das fases que grande parte dos processos possui, é uma lista de tudo aquilo que precisa ser feito, que aqui chamaremos de Backlog.

Após definir essas demandas você perceberá que existem tarefas a serem feitas, tarefas nas quais são provenientes de alguma demanda que já está em execução, além das feitas você também perceberá as tarefas que estão em andamento, e as que já foram concluídas.

Assim é criado um fluxo de acordo com o seu processo e projeto, sempre respeitando o que você já tem hoje!

Após desenhar seu fluxo, crie as colunas do Kanban de acordo com o que você viu no processo.

Uma ideia é começar pelo Backlog, ele pode ser a primeira etapa, ou seja, ele vai ser uma lista de tudo aquilo que você tem como demanda.

Quanto às tarefas que precisam ser feitas, você cria uma lista para elas, podendo dar o nome de “a fazer” e também deixe uma coluna para aquilo que está sendo feito.

E ah, não se esqueça da coluna do que já foi feito para que nenhum trabalho seja esquecido ou perdido, e assim você faz com todos os processos que você acha importante no seu projeto.

Não necessariamente essas colunas do Kanban devem ter apenas essas 3 classificações, vamos supor que no seu projeto exista uma fase de teste, você pode acrescentar uma coluna para colocar tudo que está em teste!

Após finalizar você conseguirá ver essas tarefas tendo progressos, e isso te trará inúmeros benefícios, mas de mais importante você irá conseguir identificar as etapas mais importantes do seu fluxo!

Assim você irá gerenciar e monitorar cada uma delas com muito mais cuidado de atenção.

2- Limite o Trabalho em Progresso

Conceito de lista de tarefas Vetor grátis

Crie limites máximos de tarefas por etapa! A partir do momento que você cria limites entre cada um dos passos/etapas você terá um ganho.

E qual é esse ganho?

Pense na seguinte situação: você finaliza uma tarefa de alguma etapa, logo ela vai ser movida para a próxima etapa, e assim a anterior ficará com uma nova lacuna.

Geralmente a alimentação de um quadro Kanban vem de um Backlog, e sempre que uma tarefa passa de uma fase do processo para outra, libera espaço para outra entrar.

Assim, o fluxo de trabalho segue, isso traz uma consequência, que é uma nova demanda entrar no seu quadro.

Portanto, delimitar a quantidade de tarefas por etapa tem como consequência a delimitação de demandas também, e isso traz foco ao time, um time que trabalha com muitas demandas não possui foco individual nelas.

Acredito que todos aqui acreditam que o foco é garantia de qualidade. 

Claro que esses limites não são fixos, ao longo do projeto você saberá o que é muito e o que não é, o que cabe na sua equipe o que não cabe.

O processo é empírico e resultado dele é característico para cada time ou para cada pessoa.


3- Gerencie o Fluxo de Trabalho

Ilustração do quadro kanban para gestão ágil de scrum e metodologia de processo de trabalho em equipe. Vetor grátis

Após você criar seu quadro kanban e colocar seus limites de trabalho em progresso, você terá que gerenciar esse fluxo de trabalho.

Para boa qualidade desse gerenciamento, é importante avaliar periodicamente o que pode melhorar.

Faça esse trabalho junto com a equipe, avaliem pontos que possam ser mudados para que o trabalho se torne mais fluído, faça isso de acordo com a sua necessidade.

Identifique gargalos!

Os gargalos são etapas que possuem muita concentração de atividades.

É bem provável que esses pontos do processo estão com algum problema, algum impedimento para que essas tarefas não andem, pode ser falta de entendimento, falta de material, falta de conhecimento…

Após identificar esse gargalo você pode fazer correções nessa etapa para que ela seja mais fluída.

4- Torne as políticas de processo explicitas

Combine as políticas com o time! Formalize as regras do jogo e aproveite o fato do quadro kanban já ser algo visual e deixe-as junto com ele para que todos possam ver.

Um pouco estranho esse passo né, logo o kanban, uma metodologia tão sem regras, que tipo de regras por nele? Bom… vou te dar exemplos:

QUEM PODE FAZER SOLICITAÇÕES CRÍTICAS?

COMO LIDAR COM DEFEITOS NO PRODUTO?

QUAL A DEFINIÇÃO DE PRONTO?

QUEM TEM AUTORIDADE DE ADCIONAR CARTÕES?

QUEM MOVIMENTA OS CARTÕES?

COMO VAI SER A POLÍTICA DE HOME OFFICE?

Podemos ter outros exemplos também, isso vai de acordo com a sua necessidade

5- IMPLEMENTE CICLOS DE FEEDBACK

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Que tal utilizar o método ágil mais usado hoje em dia, que é o Scrum, junto com o Kanban?

Então sim, use as cerimônias do Scrum com o Kanban.

O Scrum possui reuniões diárias (Daily Scrum), onde as pessoas falam o que elas fizeram no dia anterior, o que vão fazer e seus impedimentos.

No Scrum também temos a Review, faça ela junto com o Kanban, no quadro também podemos ter os produtos prontos, faça um review disso com o seu time.

A retrospectiva também pode ser feita no Kanban, após o término de um projeto, se reúna com o time, olhe o kanban e veja as lições que vocês aprenderam nesse período.

Aaah, e permita que a equipe tenha voz, quando você usa esses ciclos de feedback, as pessoas passam a ter voz, então escute essas pessoas, elas também estavam dentro do projeto e podem dar ideias incríveis,

Não só escute, analise, implemente se for uma melhoria e resolva se for um impedimento!

6- MELHORE COLABORATIVAMENTE

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Uma das características do kanban é deixar as coisas transparente, e quando você está trabalhando de uma forma colaborativa isso sairá de uma forma muito mais saudável.

Então, deixe o time falar abertamente sobre os PROBLEMAS.

É muito gostoso saber das melhorias, e das qualidades e das conquistas, mas querendo ou não quem traz novas melhorias são os problemas, então utilize-os para que a melhora seja continua.

E torne o ambiente agradável, uma vez que kanban traz dinamismo, a equipe tem que gostar de trabalhar onde ela está.